【S2お茶会】取引先と交わす書類について(6/12)

s2お茶会
梅雨は夏のよだれみたいなものだと誰かが言ってた気がします。
ですが検索してもよだれ鶏のことしか出てきません。
記憶の捏造でしょうか。

今回は社員のひとりが「取引先と交わす書類について」話しました。

取引先と交わす書類について


ここ最近、書類を用意する機会が増えたのですが、これまであまりやってこなかったのでまだわからない部分も多く、色々と教えてもらいながらやっています。

「いつも書類を作成している人が忙しくてちょっと他の人に頼みたい」というときに、なんとなく必要事項や手順が想像できれば手伝えるケースがあるのではと思い、軽く情報をまとめてみました。

よくある書類


ビジネス取引をする上では様々な書類が必要になってきます。
案件によっては必要ないものもあるかもしれませんが、比較的よく登場するものを表にしました。
プロジェクトの初期から後期にかけて、大体出てくる順番でまとめてあります。


*発が発注側、受が受注側です。●のついている方が提出します。

書類説明
工程表作業項目とかかる工数を線表などでスケジュールを提示する書類
仕様書開発物、納品物について仕様を記述した書類 / 発注側が作成要件などを詳細に定義した書類
見積書金額、数量、工程等を前もって取引先に提示するための書類
秘密保持契約書(NDA)仕事上知った情報を外部へ漏らさないことを誓約する書類
契約書弊社と取引先の間で結んだ契約を証明するための書類
発注書(注文書)見積書の内容に同意し依頼するという意思を相手方に明らかにするための書類
発注請負書発注書(注文書)の内容を引き受けるという意思を相手方に明らかにするための書類
納品書納品物を取引先に引き渡す際に、内容が発注通り行われているか確認してもらうための書類
作業完了報告書何らかの作業を行った際に完了したことを報告するための書類
検収書納品物が発注通りであると確認したことを明らかにするための書類
請求書納品物の代金を請求するための書類
領収書請求した代金を受領したことを証明するための書類

これら全てが必要となるプロジェクトはあまりないと思うので、頻出する書類に絞って説明します。

見積書


金額、数量、工程等を前もって取引先に提示するための書類です。
発注側はその内容を検討し、発注するかどうかの判断をします。

多くの場合、プロジェクト初期に、取引先から概算を要求されてOKが出たら着手します。

弊社では自社の書類管理サービスがあるので、そちらを使って作成しています。

発注書(注文書) / 注文請書


発注書は見積書の内容に同意し依頼するという意思を相手方に明らかにするための書類で、注文請書は発注書を受領後、発注を承った旨を通知するための書類です。

収入印紙について


収入印紙は、印紙税という税金で、租税や行政に対する手数料の支払いに利用される証票です。国が租税や手数料を徴収するために用いられるのが収入印紙です。

印紙税とは、法律で定められた課税文書に対して課される国の税金で、課税文書には各種契約書や手形、領収書などが含まれます。
文書が作成されるたびに課税され、その作成をした者に対して納税義務が発生します。


税額は国税庁のサイトで確認できます。
200円から60万円までの様々な税額が規定されています。


最近知って驚いたことなのですが、

印紙税は「文書」にかかる税金であるため、一般的に、電子メールやFAXなどの電子データで送付された「電子的契約書」に対しては課税されないとされています。
例えば、国税庁のタックスアンサーでは、「請負契約に係る注文請書を電磁的記録に変換して電子メールで送信した場合の印紙税の課税関係について」において、印紙税は不要である旨が記載されています。
具体的な例として注文請書が挙げられており、これをPDFファイル等の形式で電子メール送信した場合、課税対象とはならないとされています。

https://www.seiko-cybertime.jp/time/column4.html

取引先が紙で発注書/注文請書を必要としているケースは概ね収入印紙が必要になりますが、デジタルデータでのやりとりだけで原本は不要というケース収入印紙が不要になるようです。